傳統(tǒng)檔案管理員因其的工作專業(yè)度參差不齊，由于職責要求規(guī)范化、標準化，基于不專業(yè)，容易導致不同的情況下檔案數(shù)據(jù)質量難以保證，不易實現(xiàn)統(tǒng)一集中管理、統(tǒng)一合理調配。

一、互聯(lián)互通共享難實現(xiàn)

關聯(lián)到多個業(yè)務檔案、跨地域跨部門、跨單位的信息傳播，容易形成“信息孤島”，很難做到打破不同地域、不同系統(tǒng)的壁壘與界限，信息共享率低，難以實現(xiàn)整體數(shù)據(jù)展示與分析。

二、使用效率難提高

傳統(tǒng)檔案借閱及查詢調取難，效率低業(yè)導致了工作痛點顯著，使得眾多值得借鑒的歷史數(shù)據(jù)的復用程度降低，削弱了檔案儲存的重要意義，檔案價值得不到利用于開發(fā)。

三、存調成本難控制

傳統(tǒng)檔案儲存會浪費大量的紙張，浪費成本大，其調取查閱難，容易被銷毀不可逆轉的恢復。

四、儲存環(huán)境難掌控

傳統(tǒng)檔案容易受外界的影響，都會對檔案“壽命”的長短起著至關重要的作用，就如環(huán)境濕度、光線、溫度等難以掌控的因素。

檔案管理軟件的作用

（一）提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的現(xiàn)身，主要是根據(jù)市場的需求以及時代信息化的推動而出現(xiàn)，其作用確實有助于檔案管理的便利，所以才會逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，把檔案管理工作簡單化，更標準化、更規(guī)范化。再使用中確實節(jié)省了不少人力和時間。

（二）實現(xiàn)檔案保密防止泄露功能

用戶在系統(tǒng)上能通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，設置人員的查閱權限等，只有具備查閱人才能查閱檔案，具有一定的保密效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩荆瑢?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。

（三）能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

檔案管理系統(tǒng)軟件，能夠直接再檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

檔案管理系統(tǒng)軟件能針對檔案文件情況進行相關性編輯，方便后期檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，以及了解文檔的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時也具備數(shù)據(jù)的傳送、備份、接收、恢復、移交、借閱等功能等。

選擇合適的檔案管理軟件

據(jù)檔案管理工作的需求，檔案管理軟件平臺檔案管理業(yè)務具有全面標準化、流程化，為檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務。文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復等功能，此外，它還具有用戶管理、日志功能、交易提醒等。在安全上就更不可忽略了，多重安全機制，包括SSL網(wǎng)絡加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、強密碼登錄控制等安全策略。

另外還支持：

1、文件管理

2、流程與協(xié)作管理

3、檔案管理

4、綜合知識管理

5、檔案庫房環(huán)境管理

6、OA辦公自動化管理

7、證照與知識產(chǎn)權管理

8、定制功能開發(fā)

9、日程與考勤管理

10、提醒服務

11、知識搜索與知識支持

12、人事檔案管理

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